Servicios virtuales necesarios para un equipo empresarial itinerante
¿Le resulta difícil gestionar su equipo y dirigir su empresa debido a los constantes viajes necesarios para hacer negocios?
Cuando usted y su equipo no pueden permitirse el lujo de permanecer en un lugar fijo para hacer negocios, los servicios virtuales son justo lo que recetó el médico. Dirigir el negocio en un entorno virtual le permite no solo que usted y su personal trabajen mientras viaja, sino que también puede ahorrar mucho dinero.
Aquí tienes 5 servicios virtuales que debes tener para gestionarte a ti, a tu equipo y a tus clientes de forma más eficaz:
1. Oficina virtual
Una oficina virtual es un regalo del cielo para los equipos itinerantes que no tienen tiempo para frenar o descansar en un lugar demasiado tiempo. Al fin y al cabo, si no vas a pasar todos los días en una oficina física, ¿qué sentido tiene gastar miles de euros al año para mantenerla?
Una oficina física requiere obligaciones de alquiler, normalmente de medio año o más de duración. Hay que amueblar y una serie de gastos generales que afectan a los resultados, como los servicios públicos, el mantenimiento (por ejemplo, la limpieza). Además, hay que pagar a alguien que se encargue del fuerte cuando tú y el resto del equipo no estéis.
Todo esto supone grandes cantidades de dinero que hay que gastar y que podrían destinarse a otras empresas.
Una oficina virtual ofrece las siguientes ventajas:
- Una dirección física legítima en la que pueda registrar su negocio.
- Un lugar para que usted y el equipo reciban el correo (y las llamadas telefónicas si se ofrece una recepción virtual).
- Un lugar en el que usted y su equipo puedan trabajar, o visitar para reunirse con clientes y socios, según sea necesario.
Nota: Los suministros y servicios de oficina suelen estar incluidos (incluido el software más reciente), y las oficinas suelen estar situadas en lugares céntricos donde hay cafeterías, bares y restaurantes. Algunos servicios de oficina virtual incluso le dan acceso a cientos de oficinas profesionales en todo el mundo, para utilizarlas cuando las necesite, a precios muy razonables.
2. Número de teléfono virtual
Un número de teléfono virtual es esencial cuando un equipo empresarial está constantemente en movimiento, desplazándose de un lugar a otro. Todas las llamadas de tu empresa se gestionan virtualmente, en la nube, lo que ofrece ventajas clave que no obtendrás de ningún proveedor de telefonía móvil:
- Número central para todas las llamadas: Los clientes no quieren tener que recordar un montón de números diferentes para usted y los distintos miembros de su equipo: Es decir, «Suzy en la oficina», «Mark en su móvil», «Tú fuera de horario». Un número de teléfono virtual permite a los clientes ponerse en contacto con su empresa a través de un solo número y ser dirigidos rápidamente al miembro del equipo con el que necesitan hablar.
- Fácil enrutamiento de llamadas: Las llamadas pueden dirigirse a un IVR, a una recepcionista virtual o a un servicio de centro de llamadas en cualquier momento, para que nunca pierda una llamada importante por estar en la línea con otra persona o por tomarse un tiempo personal.
- Experiencia personalizada del cliente: Un servicio telefónico virtual le da la opción de que las llamadas entrantes se identifiquen por el número de la persona que llama. Esto le da la opción de ofrecer saludos de llamada personalizados como «Muchas gracias por llamar al servicio XYZ, queremos su negocio» o «Gracias por llamar de nuevo, un miembro del equipo estará enseguida con usted».
3. Recepcionista virtual
Ya sea que elija los servicios de un contestador telefónico virtual, o que contrate a una VA para realizar esta tarea, necesita tener a alguien que conteste el teléfono cuando usted y su personal no están.
Un recepcionista físico costará más de 60.000 dólares al año, después de los gastos. Como se ha mencionado, también necesitan una oficina para trabajar, junto con todas las herramientas necesarias para atender las llamadas. Un solo empleado tampoco puede trabajar las 24 horas del día, lo que significa que los teléfonos tienen que apagarse en algún momento con este método de atención de llamadas.
Una recepcionista virtual puede trabajar a tiempo parcial o completo y, al tratarse de un servicio virtual, es muy asequible contratar a varias recepcionistas para atender todas sus necesidades de llamadas. Un servicio de recepción virtual es incluso mejor, ya que cuentan con personal múltiple para atender las llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y también tienen en cuenta el aumento del volumen de llamadas.
4. Asistentes virtuales
En realidad, ésta es una categoría muy amplia, con muchos tipos de asistentes a tener en cuenta.
Si necesita un empleado virtual para realizar tareas monótonas que consumen mucho tiempo, o incluso trabajos avanzados que requieren amplios conocimientos, lo más probable es que haya alguien que ofrezca ese servicio ahora mismo.
General
Este tipo de asistente virtual puede ser comparado con el tipo de empleado «maestro de todos los oficios, maestro de ninguno». Eso no quiere decir que no estén altamente cualificados en diversas áreas como la administración web, la codificación, la creación de contenidos, etc.
Lo que ocurre es que este tipo de personal virtual no puede promocionarse como experto en ningún área. Por ello, suelen trabajar por salarios más bajos, y están disponibles para asumir una variedad de tareas serviles o que consumen mucho tiempo, como filtrar el correo electrónico, introducir datos, programar el sitio y las publicaciones sociales, investigar, reservar citas, etc.
Avanzado
Las VAs avanzadas son el tipo de personal virtual que tiene una fuerte experiencia en un conjunto de habilidades determinado. Pueden tener un montón de habilidades en línea como el diseño, la codificación, SEO, y más que son útiles para la gestión de una marca en línea.
Sin embargo, hay VAs avanzadas de todas las formas y tamaños, y también pueden tener títulos avanzados y antecedentes en profesiones como:
- Facturación médica
- Facturación dental
- Diseño web
- Photoshop
- Medios de comunicación social
- Edición de vídeo
- Redacción y edición
- Inmobiliaria
- Investigación virtual
- Administración (todo tipo)
- Comercio electrónico
- Contabilidad
5. Servicios en la nube
El último elemento imprescindible que todo equipo empresarial viajero necesita son los servicios de computación en la nube. Hay varios que son gratuitos, como los que ofrecen actualmente Google, Microsoft (MSN) y Amazon. Todos son excelentes opciones.
Para obtener la mejor velocidad y «agilidad» de todo el software de su empresa sobre la marcha, como SalesForce, QuickBooks, Office, InfusionSoft y muchos otros utilizados en la empresa moderna; un equipo itinerante necesita un entorno en la nube sólidamente construido para operar y colaborar.
Busque servicios en la nube que ofrezcan una seguridad de primera clase, velocidades de transferencia de datos rapidísimas y un almacenamiento adecuado (y la posibilidad de ampliarlo de forma asequible). Además, no olvides asegurarte de que tu proveedor admite el uso de todas tus herramientas de software y aplicaciones favoritas.
Con los avances de la tecnología moderna y los servicios empresariales, ningún equipo debería sentir la necesidad de trabajar fuera de una ubicación física central. Con los servicios virtuales mencionados, usted y su equipo empresarial itinerante pueden dirigir y hacer crecer la empresa en sus desplazamientos sin perder nunca el ritmo.