Pasos para implantar con éxito un sistema ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son una de las formas más eficaces de automatización de los procesos empresariales. Los sistemas ERP, que abarcan desde las ventas hasta los recursos humanos, eliminan la necesidad de utilizar múltiples aplicaciones que pueden no ser compatibles, y proporcionan una interfaz de usuario sencilla y única para todos los aspectos del funcionamiento de la empresa, así como la continuidad de los datos en toda la organización.
Gracias a las numerosas ventajas de los sistemas ERP, las empresas han empezado a apresurarse a implantar y poner en marcha su sistema. Sin embargo, una implantación rápida y chapucera puede acarrear problemas en el futuro. La implantación de un sistema ERP no es una tarea que deba tomarse a la ligera, sobre todo si se tiene en cuenta que puede suponer algunos cambios importantes en el flujo de trabajo y los procesos internos. Hacerlo bien es realmente esencial.
Desgraciadamente, los estudios muestran que los índices de éxito en la implantación de ERP están disminuyendo, lo que pone de manifiesto la necesidad de disponer de más información sobre la selección, instalación y uso de los sistemas ERP. Acompáñenos a echar un vistazo a las mejores formas de implantar un sistema con éxito, cubriendo algunos de los errores más comunes que a veces pueden dificultar la implantación más de lo necesario.
1. Elige bien
El éxito de la implantación comienza con una buena selección. Uno de los mayores errores es comprar un sistema que no hace realmente lo que usted necesita. Considere todas las opciones, hable con los proveedores y, sobre todo, realice un análisis de las necesidades para tener un conjunto claro de criterios en mente. Si no encuentra una solución que cumpla todos los requisitos, opte por una solución personalizada. El 93% de las empresas eligen ahora soluciones personalizadas.
2. Esperar lo inesperado
¿Sabía que el 57% de las empresas supera el presupuesto de su sistema ERP? Las principales razones por las que se supera el presupuesto son una ampliación no planificada del proyecto o problemas técnicos u organizativos imprevistos, pero también son comunes los requisitos tecnológicos adicionales y los grandes honorarios de los consultores. Haga un presupuesto realista para su sistema ERP y asegúrese de que hay suficiente margen para hacer frente a cualquier sorpresa en el camino.
3. Ser proactivo
Es difícil comprender el verdadero impacto de un sistema ERP hasta que está implantado. Sin embargo, es importante anticipar cómo puede cambiar su jerarquía organizativa como resultado, y tener un plan de gestión del cambio listo para ser implementado si es necesario. Trabaje con los empleados directamente para determinar dónde se utilizarían mejor sus habilidades individuales en caso de que su función actual cambie significativamente en el futuro.
4. Tener un experto a mano
El gestor de proyectos de su sistema ERP es excelente para el apoyo continuo, pero también ayuda tener un experto in situ. Seleccione una o dos personas, preferiblemente de los departamentos de TI o de administración, y asegúrese de que conocen bien el sistema hasta el punto de poder resolver problemas, ajustar la configuración y proporcionar formación in situ al nuevo personal. Puede valer la pena considerar un curso de formación formal para estos empleados.
5. Establecer objetivos
Un sistema ERP no es como una nueva fotocopiadora o una máquina de café; no se trata de encenderlo y ver resultados instantáneos. Especialmente durante la fase inicial de aprendizaje e interrupción, los beneficios de un nuevo sistema ERP pueden no ser inmediatamente reconocibles. Por eso es importante establecer unos objetivos claros para que, incluso en medio del caos inicial, haya pruebas de que se va en la dirección correcta.
6. Haz que sea una prioridad
Aunque es importante no precipitarse, cuanto más rápido esté implantado un nuevo sistema ERP, antes podrán aplicarse los cambios en el lugar de trabajo. Haga de su sistema ERP una prioridad, y también trabaje para priorizar los datos y el uso. ¿Qué es lo más importante que hay que implantar: las funciones, los procesos o los análisis? Considere si todas las áreas deben integrarse ahora, o si algunos sectores podrían prosperar utilizando sus sistemas actuales.
7. Limpie sus datos
Incluso la más racionalizada de las empresas tendrá algún tipo de fisura en sus datos, especialmente si los datos se han introducido y transferido manualmente. Por desgracia, no todos estos datos van a estar en un formato adecuado para ser convertidos en un nuevo sistema. Elimine los datos obsoletos, como los antiguos contactos de los clientes, y realice una limpieza intensa para asegurarse de que los datos relevantes están limpios, formateados y listos para la conversión.
8. Prueba
Mientras que algunos tipos de software pueden simplemente instalarse y utilizarse, los sistemas ERP son diferentes, especialmente si se han personalizado para su propia empresa. Las pruebas son una oportunidad para solucionar cualquier problema y ayuda a tener un cliente de prueba dedicado a ello. Trabaja con los jefes de departamento para probar aspectos específicos de las ventas, las facturas, etc., y establece un plazo para ello para evitar retrasos en la puesta en marcha.
9. Centrarse en la precisión
Todos los datos que se introduzcan en el sistema durante la fase de implantación deben servir de ejemplo. Los datos deben ser lo más completos y precisos posible, incluso durante las fases iniciales; esto no sólo da a los empleados una buena idea de lo que se espera de esto, sino que también es necesario ver los resultados del sistema. Incluso el mejor sistema ERP del mundo no funcionará si no se le proporciona la información necesaria para ello.
10. Mantener el sistema
El mantenimiento del sistema ERP es un aspecto esencial para el éxito de la implementación y los éxitos continuos. La comprobación de las actualizaciones del sistema y las correcciones de errores ayuda a garantizar que el sistema siga siendo relevante, y también supone una buena oportunidad para comprobar que el sistema sigue satisfaciendo las necesidades de su organización. Si no es así, tal vez merezca la pena hablar con su proveedor para discutir una mayor personalización del producto.
Tenga éxito
Las investigaciones sugieren que el 75% de los proyectos de sistemas ERP fracasan, pero el suyo no tiene por qué hacerlo. Siguiendo los 10 sencillos pasos anteriores, puede minimizar el riesgo de cometer errores fáciles, reducir el riesgo de una grave perturbación de la organización y sacar realmente el máximo provecho de su sistema. Si se toma su tiempo y tiene un plan de implementación claro, debería poder identificar y disfrutar de muchos beneficios de un sistema ERP.