Principios que ayudan a las empresas a gastar con mayor propósito y claridad
Es mucho más sexy hablar de aumentar los ingresos que de gestionar los gastos. Sin embargo, ambos desempeñan un papel igualmente importante en la optimización de la rentabilidad.
Y si se estudian las prácticas de las empresas líderes, se verá que dan la misma importancia a ambos elementos de la ecuación.
Cuatro consejos para gastar mejor
Un dólar ahorrado es tan valioso como un dólar ganado. Por tanto, gastar con intenciones inteligentes es tan valioso para su cuenta de resultados como optimizar las distintas fuentes de ingresos de su empresa.
El resultado final no tiene ninguna opinión sobre la procedencia del dinero, porque un dólar es un dólar. Así que, aunque a todos nos gusta animar a que se aumenten los ingresos, a veces las estrategias que tendrán más impacto pasan por mejorar la gestión del gasto.
Aquí tienes algunas formas de hacerlo.
1. Ir a lo simple y a lo magro
Es fácil caer en la tentación de hacer todo a la vez. Otra forma de verlo es que intentes ser todo para todos, pero ese es un enfoque de pesadilla que puede hacer que el gasto se descontrole.
Es mucho mejor centrarse en una propuesta de valor específica para un público concreto y utilizar un enfoque simple y sencillo para dar a ese mercado lo que necesita. Por ejemplo, no hagas nunca una compra -ya sea un equipo físico o una suscripción de software- sin preguntarte primero: «¿Realmente necesitamos esto?».
También es útil preguntarse: «¿Cuál es el mejor escenario después de hacer esta compra?». Las respuestas de tu equipo a estas dos preguntas pueden darte una respuesta más clara sobre la necesidad aparente de la compra.
Mantenerse ajustado requiere intencionalidad y toma de decisiones estratégicas en todos los niveles de la organización. No derroche para conseguir más cuando puede bastar con menos. Cuanto más se ahorre en los pequeños detalles, mayor será la flexibilidad en lo que respecta a los gastos básicos.
2. Subcontratar las tareas no esenciales
Con la expansión de la economía de los autónomos, cada vez es menos necesario contratar y mantener a un miembro del personal a tiempo completo para cada tarea y función dentro de su empresa. En algunos casos, puede ser mucho más rentable subcontratar que contratar.
Cuando subcontrata, no tiene que pagar un salario, ofrecer prestaciones, cubrir los impuestos sobre las nóminas ni utilizar un espacio de trabajo físico. En su lugar, sólo paga por la mano de obra y los resultados que necesita.
La clave es saber qué hay que externalizar. Las tareas principales, como el desarrollo de productos y las ventas, es mejor mantenerlas en la empresa. Las tareas no esenciales -como la contabilidad, ciertas facetas del servicio al cliente, el trabajo de diseño, etc.- a menudo pueden cederse a un socio estratégico.
3. Utilizar procesos «Procure-to-Pay» (de compra a pago)
¿Conoce el proceso «procure-to-pay»? Se trata de un método de integración de los sistemas de compras y cuentas por pagar para lograr una mayor eficiencia.
Cuando se digitaliza con el software Procure-to-Pay, este enfoque refuerza el cumplimiento y el control entre los proveedores, los compradores, los contratos, las regulaciones y las cuentas por pagar. Ofrece una serie de ventajas clave, como:
- La capacidad de controlar y mejorar activamente el gasto global
- Consolidación de los procesos manuales con el objetivo de reducir los costosos errores
- Racionalizar el mantenimiento del catálogo (lo que puede liberar recursos)
- Acelerar el proceso de aprobación de nuevos proveedores
En resumen, el «procurement-to-pay» aporta valor a la cuenta de resultados al reducir sus costes y promover una mayor flexibilidad.
4. Contratar estratégicamente
Aunque usted controla en última instancia el panorama general, sus empleados ejecutarán realmente su plan día a día, por supuesto. Por tanto, tiene que contratar a personas que sean conscientes de los costes y compartan una ideología empresarial similar.
También es útil ser más consciente del tipo de talento que se contrata. Contratar empleados es caro, pero despedirlos puede ser más costoso.
«Aunque puede ser doloroso y costoso para tu empresa retrasar la contratación hasta encontrar al candidato perfecto, a la larga te compensará tener un equipo realmente cualificado», escribe la empresaria Maria Bashi.
«Del mismo modo, no se resista a igualar los salarios justos de los empleados con ofertas en otros lugares. Es importante pensar que su plantilla es el activo más importante de su empresa. Y, al igual que con cualquier otro activo o sistema dentro de su empresa, tendrá que invertir dinero para crear y preservar la calidad.»
¿Cómo puede mejorar su gestión de gastos?
A medida que continúe desarrollando su negocio, no pierda de vista la importancia suprema de una adecuada gestión del gasto. Si te centras en cómo y dónde asignas los recursos, puedes tener un impacto directo en el resultado final para mejor.
Busca dos o tres cambios concretos que puedas aplicar este trimestre. Se puede avanzar mucho con pasos pequeños y graduales.