Cómo aumentar su productividad
Los líderes sueñan con encontrar esa técnica perfecta para fomentar una productividad más eficiente, pero pocos lo consiguen realmente.
¿Qué influye en la productividad?
El atractivo de las redes sociales, por ejemplo. Se calcula que el 90% de los adultos de este país pasan el equivalente a dos días completos de trabajo en Facebook, es decir, por persona.
El tiempo también influye. Un estudio realizado en 2012 por Captivate Network descubrió que los días de verano más agradables restan un 20% de productividad. La asistencia a clase también disminuye en esta época del año en un 19%.
Es fácil pensar que la baja productividad se debe a la falta de motivación del empleado. Sin embargo, el entorno es a menudo el culpable. Por ejemplo, el 53% de los empleados encuestados por CareerBuilder afirman que un espacio demasiado frío les hace menos productivos.
Otros factores potenciales son los planos abiertos de las oficinas, que, según un estudio, reducen la producción hasta en un 15%. Además, las personas se desvinculan de su trabajo, afirma Gallup, y eso supone una pérdida de productividad de 7 billones de dólares.
Para ver una mejora, primero hay que entender qué factores potencian la productividad y cómo aprovecharlos.
¿Qué favorece la productividad?
Entonces, ¿qué motiva a la gente a trabajar? Rara vez se trata de una sola cosa. Los líderes que buscan aumentar la productividad necesitan pequeños movimientos estratégicos que creen un entorno más comunitario, como reconocer a una persona destacada por sus logros de forma que todos los demás se den cuenta.
Considera también otros comportamientos gratificantes, como pedir un almuerzo para todos al final de la semana o hacer la hora feliz en el día de descanso para darles la oportunidad de relajarse. La clave está en dar pequeños pasos que no cuesten mucho pero que les hagan sentir reconocidos por el trabajo que hacen.
Mejorar la productividad personal
Aunque no sea un líder de la empresa, puede influir en su productividad. Si te sientes desvinculado de tu trabajo, comenta respetuosamente el motivo con tu jefe, incluso si se trata de una crítica constructiva. Si el espacio de trabajo es demasiado frío y eso dificulta la concentración, está bien decir algo con educación. Estas son las conversaciones que promueven el cambio.
Cómo encaja la tecnología en la mezcla
La tecnología en general mejora las cosas, pero eso tiene un coste. Los correos electrónicos y las notificaciones push le quitan el día a cualquiera, aunque lo hagan unos segundos cada vez. En 2015, la persona media recibía 64 notificaciones push cada día, y es probable que esa cifra haya aumentado.
Cuando quieras trabajar, elimina estas cosas de la ecuación. Desactiva las notificaciones push durante las sesiones de trabajo utilizando la función No Molestar que ofrecen la mayoría de los teléfonos, por ejemplo. Puedes dejar encendidos los mensajes de emergencia de los cónyuges o de los hijos para no quedarte completamente incomunicado.
Cuando se trata de la tecnología, tienes que encontrar la manera de limitar su acceso a ti tanto como sea posible. Tienes que ser capaz de ver la tecnología como algo que puede apoyar tu trabajo pero evitar que su influencia distractora perjudique tu productividad.
Desarrolle un plan de productividad y hágalo funcionar
Tanto los que trabajan como los que se encargan de ello deben dar este paso. Tómese uno o dos días para crear un plan que le funcione. Ten en cuenta, además, que lo que es útil para ti puede no funcionar para otra persona, por lo que cada uno debe desarrollar su propia estrategia.
Dedica unos días a tomar notas para ver qué es lo que más te distrae. Es:
- Correos electrónicos
- Notificaciones push
- Textos
- ¿Se siente incómodo de alguna manera? ¿El asiento, la temperatura de la habitación?
- ¿Cuánto tiempo pasas al día en las redes sociales o en las aplicaciones?
Además, ¿a qué hora del día es usted más productivo? ¿Disminuye el ritmo a última hora de la tarde? ¿Es usted más enérgico a media mañana?
Utiliza esta combinación de datos para crear un plan. Si ves que trabajas mejor por la mañana, deja de utilizar las redes sociales en ese momento. Guarda tu exploración de las redes sociales para cuando tu energía esté en su punto más bajo. Si pasas mucho tiempo contestando correos electrónicos por la mañana, cuando estás más enérgico, deja ese trabajo para las primeras horas de la tarde, cuando necesitas un descanso.
La regla de los dos minutos
Steve Olenski, escritor profesional desde hace más de dos décadas y colaborador importante de Forbes, Ad Age, Ad Week, Business Insider y muchas otras publicaciones, ideó el concepto de la Regla de los Dos Minutos. Esta regla dice que si ves una tarea que puedes terminar en dos minutos o menos, hazla. La teoría es que se necesita menos tiempo para completar la tarea inmediatamente que para volver a ella más tarde en el día.
Si lo haces de inmediato, se te quita de la cabeza. Si decides postergarla mentalmente, sigue ahí, ocupando espacio y concentración. Cuantas más tareas termines de este modo, mayor será el rendimiento. Empezará a ahorrar tiempo.
Acerca de las reuniones
Un estudio afirma que, por término medio, los empleados pasan lo que equivale a una hora al día sentados en reuniones. Eso suma 31 horas al mes. Ese mismo estudio reveló que el 50% de los empleados consideran que las reuniones son su principal pérdida de tiempo.
A veces, las reuniones son necesarias para:
- Poner a la gente en la misma página
- Comprobar el estado de un proyecto
- Responder a las preguntas que conciernen a un grupo numeroso
Sin embargo, no son tan esenciales como la mayoría de la gente piensa. Hazte algunas preguntas antes de decidirte a convocar una reunión:
- ¿Qué información tiene previsto compartir en la sesión?
- ¿Qué valor tiene esa información?
- ¿Merece la pena el tiempo que le llevará una reunión?
- ¿Está justificada la reunión?
- ¿Se puede hacer lo mismo de otra manera, como por ejemplo con una nota?
A los empleados que reciban una invitación para una reunión, pregúnteles si pueden permitirse renunciar a ese tiempo. Si la respuesta es negativa, puedes decirlo respetuosamente. Habla de lo que ocurre ese día y pide que se cambie la fecha. Si tienes una razón genuina, la mayoría de los líderes lo aceptarán y buscarán una solución.
Otra respuesta podría ser considerar un sistema telefónico unificado (o UG). Se trata de un enfoque que mejora la productividad en el lugar de trabajo en un 52%, con un aumento del 25% en el beneficio operativo. La comunicación empresarial práctica es siempre una ventaja cuando se trata de la productividad en el lugar de trabajo.
Si quieres mejorar tu productividad en el trabajo o la de tus empleados, el abogado Jeremy Goldstein te sugiere que averigües qué es lo que la afecta en primer lugar. Además, busca formas de utilizar el tiempo a tu favor, como dejar tareas como responder correos electrónicos o navegar por las redes sociales para cuando necesites un descanso de tu trabajo habitual. Utiliza tus periodos de mayor energía a lo largo del día para funciones más prolongadas.
Por último, los líderes deberían buscar siempre formas de mejorar la productividad personal y empresarial. Cosas como recompensar al personal son las que importan cuando se trata del compromiso laboral. Los administradores deben considerar también cómo pueden estar afectando al uso del tiempo de los empleados, como la celebración de reuniones periódicas que no sirven para mucho.
Cuando se observa la situación de forma global, se ve que los pequeños detalles se acumulan. Tienes la oportunidad de hacer cambios que creen un lugar de trabajo más eficiente, ¿te puedes permitir seguir ignorándolos?