Cómo mantenerse organizado al dirigir su negocio
La desorganización puede ser a menudo el dilema general que impide que su negocio tenga éxito. Ya sea el desorden físico de papeles o el caos desorganizado dentro de tu cabeza, nada de eso es útil para tu bienestar o el de tu negocio.
Mantenerse organizado día a día no tiene por qué ser un objetivo inalcanzable. Sí, algunos días presentarán inevitablemente obstáculos que no podrás superar. Pero puedes prepararte para el éxito siguiendo algunos de estos consejos prácticos para sentirte ligero y centrado cada día.
Despeje su espacio de trabajo
Tu escritorio es el lugar más importante de tu empresa. Tu principal objetivo debe ser dejar siempre un escritorio limpio al final del día, para que a la mañana siguiente no tengas que luchar por ponerte al día.
Utiliza un organizador de escritorio o clasificadores de archivos para organizar los papeles sueltos. Sigue el ejemplo de Marie Kondo y utiliza cajas u otros contenedores para dividir el papeleo en categorías manejables y ordenadas.
El almacenamiento vertical, como las estanterías, puede ampliar su espacio de almacenamiento disponible más de lo que imagina. Los objetos que se utilizan a menudo deben ser fácilmente accesibles para no perder un tiempo valioso buscándolos. Los artículos o archivos que sólo consultas de vez en cuando no tienen que ocupar espacio en tu escritorio; pueden guardarse ordenadamente en armarios, estanterías o en el archivador. Y si hay objetos que hace tiempo que no utilizas, plantéate tirarlos a la basura o crear un contenedor de donaciones.
Cuando te envíen nuevos papeles o archivos, ocúpate de ellos inmediatamente para que no se acumulen. Intenta reducir al mínimo los montones de papeles que se acumulan más tarde.
Un espacio de trabajo desordenado conduce a una mente desordenada. Mantener tu espacio de trabajo limpio significa menos distracciones; pasarás mucho menos tiempo moviendo montones y más tiempo trabajando.
Llevar una agenda de papel
Esto puede sonar un poco anticuado en la era digital de hoy en día, pero los estudios han demostrado que el acto físico de escribir cosas es mucho más beneficioso que teclear o introducir tareas y notas en una aplicación.
Escribir tus tareas ayuda a tu cerebro a retener y procesar la información de forma más completa que si las escribes. No tendrás que volver a mirar la pantalla, lo que te expone a sucumbir a las interminables distracciones del mundo cibernético.
Las aplicaciones de productividad y organización parecen ser beneficiosas para mantenerse organizado, pero hacer un seguimiento de la información de una aplicación a otra puede ser frustrante, abrumador, e irónicamente consume tiempo. Mantener una agenda física para controlar todo lo relacionado con tu negocio, todo en un solo lugar, te ayudará a mantenerte organizado en todos los aspectos. Si vas a tener un producto de papel útil en tu oficina, que sea este.
Las imprentas online personalizadas como PurpleTrail le permiten crear una agenda personalizada que se ajuste a su horario. Elija su propio mes de inicio y el diseño de las páginas interiores que mejor se adapte a su negocio. Incluso puede personalizar la portada con el nombre y el logotipo de su empresa. Añada marcadores de citas, registros de contraseñas o marcadores de cuentas para una máxima organización.
Piensa en tus principales prioridades y fija los plazos
Neil Patel, colaborador de Forbes y magistral emprendedor, señala que «mantenerse organizado tiene que ver tanto con lo que eliges no hacer como con lo que eliges hacer.»
Entra en la oficina todas las mañanas con unas pocas prioridades principales que tienes que hacer ese día. No te sobrecargues con demasiadas tareas; esto no hará más que provocar una espiral en los oscuros pozos de la ansiedad en lugar de realizar el trabajo importante. Si tu lista de tareas es kilométrica, no te sentirás muy realizado cuando no puedas marcar todas las casillas.
Fija fechas límite para ti mismo, ya sean marcadores de página en tu agenda o alertas y alarmas en tu teléfono. Dividir las tareas por plazos te ayuda a mantener el rumbo y a priorizar lo que hay que hacer y cuándo. De nuevo, asegúrate de que tu lista de tareas y los plazos son factibles para cada día. El acto de tachar físicamente todas las tareas de tu lista te hará sentir productivo y más realizado que nunca.
Gestionar archivos físicos y digitales
Decide qué puede eliminarse del papel y qué debe conservarse en formato físico. La mayor parte del papeleo relacionado con las facturas y los gastos ya está disponible o se acepta en formato digital, pero hay algunas formas de papeleo que es mejor archivar, como los registros de empleo e impuestos, los documentos legales u otra información sensible.
Aunque prescindir por completo del papel le ayudará a despejar su espacio de trabajo físico, los sistemas digitales no suelen estar totalmente protegidos contra las caídas del sistema o las posibles brechas de seguridad.
Si vas a guardar papeles físicos en la oficina, asegúrate de tener un sistema de organización para no perder horas buscando el archivo adecuado. Ponte un recordatorio cada dos meses para organizar tus archivadores, destruyendo todo lo que esté caducado o ya no sea necesario.
Si quieres reducir la cantidad de papel en la oficina, considera la posibilidad de utilizar cómodas aplicaciones de escaneo para digitalizar tu documentación, o servicios de facturación y pago en línea. El almacenamiento en la nube, como Dropbox y Google Drive, también ofrece oportunidades para colaborar fácilmente y compartir archivos digitales con los empleados.
Conclusión
Cada empresario desarrolla su propio ritmo a la hora de hacer las cosas, pero a menudo comienza con sistemas y hábitos organizativos esenciales para preparar su negocio para el éxito. En cuanto tomes las medidas necesarias para desordenar los entresijos de tu negocio, seguro que tu mente hará lo mismo.