Consejos para un traslado de oficina sin problemas
El traslado de las oficinas requiere una cuidadosa planificación que debe comenzar lo antes posible, para garantizar una interrupción mínima de la empresa. Es un hecho que muchas personas responden negativamente a los cambios y, por tanto, si un traslado está mal planificado, puede provocar un aumento del estrés, una menor eficiencia en el trabajo e incluso una pérdida de ingresos.
Crear un calendario y un presupuesto
No emprendería un proyecto importante sin establecer primero un calendario y un presupuesto, y lo mismo debería decirse de una gran mudanza de oficina. Una vez fijada la fecha de la mudanza, se pueden planificar los plazos de ejecución.
Por ejemplo, tendrá que instalar el Internet y las líneas telefónicas de la oficina, lo que puede llevar varios meses, sobre todo en oficinas grandes. Cuanto antes hagas los preparativos para estos elementos esenciales, menos caos habrá cuando se acerque la fecha de la mudanza.
Asignar un director de proyecto
Ahora que se ha creado un calendario y un presupuesto, es buena idea considerar la posibilidad de nombrar a uno de sus mejores gestores de proyectos para que ejecute la tarea. Estas personas son expertas en la organización y ejecución de grandes proyectos y deben tener la capacidad de realizar varias tareas, comunicarse eficazmente y supervisar la operación con facilidad. Esto también significa que sus empleados tendrán una persona principal a la que rendir cuentas, haciendo que el procedimiento parezca menos desalentador.
Informar a los empleados y clientes
Asegúrese de que los empleados estén al corriente de la mudanza con suficiente antelación, para que tengan tiempo de adaptarse, gestionar su carga de trabajo y prepararse. Es posible que tengas que asignar tareas a determinados empleados, como la responsabilidad de embalar su propio equipo o archivar documentos importantes.
Asimismo, es esencial que informe a sus clientes del traslado y de lo que significa para ellos. Deben ser conscientes de que es probable que se produzcan algunos trastornos y que el trabajo sea más lento durante el proceso, y de que pronto tendrá una nueva dirección y un nuevo número.
La gente valora la transparencia y ser honesto con sus clientes sobre lo que está sucediendo significa que probablemente serán más comprensivos si se producen dificultades.
Declutar
Puede que haya pasado tiempo desde que hizo una gran limpieza de la oficina, así que aproveche esta oportunidad para evaluar realmente lo que necesita llevar a su nueva ubicación. Cuando se preparan para una mudanza, muchas empresas tienden a descubrir que tienen muchos archivos o equipos que ya no necesitan.
Reducir la cantidad de pertenencias que se lleva significará un traslado más barato y rápido, al tiempo que liberará espacio en sus nuevas instalaciones. Al mismo tiempo, es una buena idea etiquetar todas las cajas para poder encontrar los objetos con facilidad, lo que hará que toda la situación sea mucho menos estresante cuando llegue al otro lado.
Almacenamiento externo
Trasladar todos los objetos de la oficina de una sola vez sólo puede ser una pesadilla logística. Por eso, lo mejor es trasladar las cosas poco a poco, dejando para el final lo que no es esencial.
Aproveche las soluciones de almacenamiento externo para los documentos o equipos que no necesite inmediatamente. De este modo, sus pertenencias se mantienen en un entorno seguro hasta que realmente las necesite.
La mudanza no es tan mala como parece: si sigue estos sencillos consejos y trucos, su negocio volverá a funcionar en poco tiempo y con el menor trastorno posible para las actividades normales.