Empresarios independientes de la ubicación: así es como se gestiona una empresa dirigida por trabajadores a distancia
Ser un empresario independiente de la ubicación nunca ha sido tan fácil como ahora. Existen varios servicios SaaS y otras herramientas online/móviles para hacer realidad un entorno de trabajo remoto. Esto abre la puerta a numerosas ventajas y anula muchos de los problemas a los que antes se enfrentaban los empresarios, como el acceso a una mano de obra cualificada limitada y los problemas de huso horario que interrumpen tanto la comunicación entre empresas como el servicio al cliente.
Tanto la comunicación como los niveles de servicio pueden dispararse cuando se emplea una plantilla virtual cualificada. Esto no quiere decir que vayan a desaparecer todos los retos de la gestión y el crecimiento de una empresa. Ni mucho menos. Sin embargo, si encuentra a los miembros del equipo adecuados y sienta las bases apropiadas para gestionar un equipo virtual, hará crecer su negocio más rápidamente y disfrutará de un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal mientras viaja de un lugar exótico a otro.
Aquí tienes algunos consejos para conseguirlo…
Programar reuniones virtuales preestablecidas que sean convenientes para todos
Este es probablemente uno de los aspectos más dolorosos de dirigir un equipo virtual. Tratar de gestionar a personas en diferentes zonas horarias es un gran reto. Cuando tú duermes, ellos están despiertos y presumiblemente trabajando duro para mantener tu negocio en marcha mientras tú descansas. Además, tampoco puedes esperar que se levanten tres horas antes o que se queden despiertos después de su hora de dormir para recibir comentarios e instrucciones.
Recuerda que siempre hay momentos comunes en los que tú y los miembros de tu equipo pueden conectarse a su software de colaboración favorito para mantener una charla rápida todos los días, o en días de reunión predeterminados. Depende de ti hacer que estos momentos sean convenientes para todos los implicados, para que haya una comunicación directa y todos estéis en la misma página con los flujos de trabajo, los plazos, etc.
No deje que los errores queden sin resolver
Los errores tienden a ocurrir ocasionalmente debido a un error de comunicación o a una distracción inesperada, o bien se agravan y se convierten en una avalancha. Independientemente de si se trata de una situación ocasional o de una situación habitual, es fundamental abordarlas en cuanto se producen para gestionar un equipo virtual. Si deja pasar las cosas, usted y su equipo sólo sufrirán cuando un error se convierta en muchos.
Y lo que es peor, cuando los errores no se comunican a tu equipo, el mencionado efecto de bola de nieve que puede tener lugar sólo conduce a la frustración y a la amargura final. Es muy fácil para un trabajador virtual recoger y seguir adelante cuando no está contento, lo que significa que los empresarios independientes de la ubicación tienen que trabajar aún más duro para mantenerlos contentos.
Establecer un servicio de respuesta/recepción para asegurarse de que las llamadas se responden y transfieren correctamente
Si su empresa recibe muchas llamadas telefónicas, las cosas le irán mucho mejor si cuenta con una recepcionista virtual que atienda y desvíe las llamadas, así como que tome los mensajes cuando usted u otros miembros del equipo no estén disponibles. Más del 80 por ciento de los clientes potenciales no vuelven a llamar cuando una empresa no contesta al teléfono. Pocos clientes se quedarán si sus llamadas no se contestan nunca o se envían con frecuencia al buzón de voz.
Además, si tiene personal dedicado a áreas específicas de la empresa, como administración, ventas, marketing, etc., una recepcionista virtual o un servicio de recepción ofrece la comodidad de desviar las llamadas a ese miembro del equipo a través de un número de teléfono comercial centralizado. Esto no sólo aumenta la eficiencia, sino que también hace que su empresa tenga un aspecto más profesional para los clientes y los posibles clientes.
Asegúrese de que el personal dispone de todas las herramientas necesarias para el trabajo
Es un hecho que necesitarás que los miembros del personal acudan al trabajo con un acceso fiable a Internet, un lugar donde trabajar sin ser molestados y un PC/portátil, etc. Sin embargo, cosas como las herramientas de colaboración de primera calidad y cualquier herramienta de software específica del sector deben ponerse a su disposición de forma gratuita. Además, no obligues a los empleados a incurrir en gastos de telefonía móvil internacional u otros gastos que queden fuera del ámbito del trabajo virtual a distancia sin reembolsarlos.
Básicamente, sea justo y razonable y ofrezca a su equipo el acceso a las mejores herramientas disponibles sin esperar que deban pagar por el software o los equipos caros. Cuando encuentres personas de confianza, considera la posibilidad de ofrecerles ventajas como una asignación anual para el mantenimiento del ordenador, o unos pocos dólares extra añadidos a su paga mensual por los gastos de Internet o datos móviles en los que incurran durante el desempeño de sus funciones.
Haga que su equipo virtual se comprometa con los demás (aunque estén a miles de kilómetros de distancia)
El software de colaboración es muy valioso para que los trabajadores remotos se sientan menos aislados de su equipo. Todo, desde Google Hangouts hasta las opciones más sofisticadas que ofrecen las herramientas SaaS como SalesForce, Wrike y los servicios de oficina virtual, se adaptan perfectamente a las necesidades de la mayoría de las empresas. Ofrece a tu equipo un lugar para reunirse y pasar el rato, chatear, compartir documentos, hacer una lluvia de ideas y recibir ayuda de los demás.
El mayor beneficio de fomentar la colaboración entre los miembros del equipo puede parecer que es sólo para los empleados. Sin embargo, esto le beneficia a usted igualmente, ya que los problemas comunes y las preguntas frecuentes se resuelven sin necesidad de que usted intervenga. Esto te deja con menos agravantes, y el equipo con una mayor sensación de que están trabajando juntos hacia un objetivo común.
Entienda que tiene que estar disponible las 24 horas del día para las emergencias
Por último, como propietario de la empresa, tendrá que permitir el contacto a cualquier hora del día y de la semana cuando se produzcan emergencias. Si el tamaño de su negocio lo permite, puede asignar líderes de equipo para que se encarguen de la mayoría de las situaciones de emergencia que surjan. Sin embargo, eso no significa que pueda dar la espalda a su negocio por completo en cualquier momento.
Este es el precio de entrada a la actividad empresarial independiente de la ubicación. Es necesario que todos nos desconectemos de vez en cuando, pero cuando diriges un equipo virtual, lo haces por cuenta y riesgo de tu empresa. Haz que los miembros de tu equipo conozcan tu disponibilidad preferida y establece reglas firmes sobre cómo y por qué los trabajadores pueden ponerse en contacto contigo durante tu tiempo de inactividad diario o los días de vacaciones preestablecidos.
Conclusión
La actividad empresarial independiente de la ubicación es muy gratificante y reduce mucho el estrés al permitirle dirigir su negocio desde cualquier lugar del mundo en el que desee estar en un momento dado. Ten en cuenta los consejos anteriores y no tendrás problemas para dirigir una plantilla a distancia con eficacia.