Soluciones empresariales infravaloradas: Recepcionista virtual
El uso de personal virtual, incluidas las recepcionistas virtuales, para ayudar a dirigir y hacer crecer su negocio está definitivamente infravalorado. A todos nos entusiasma la idea de emplear a personas reales, que se sientan en un escritorio en una oficina que les proporcionamos, pero la realidad es que los métodos de oficina se están quedando rápidamente obsoletos en el mundo virtual. Además, los recepcionistas virtuales son personas reales, sólo que hacen su trabajo desde su propia casa u oficina.
Sencillamente, las recepcionistas virtuales cuestan una fracción de lo que pagaría por una versión fuera de línea, a la vez que ofrecen otras ventajas significativas, como la posibilidad de despedir rápidamente a los que no producen sin temor a un recurso legal, aumentar su disponibilidad para los clientes fuera del horario comercial local y mejorar la imagen de la empresa y la tranquilidad tanto suya como de sus clientes.
La selección de llamadas por parte de recepcionistas virtuales mejora la conciliación de la vida laboral y personal
Una recepcionista virtual ofrece un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada de los empresarios ocupados, ya que filtra las llamadas por usted y por los demás miembros de su personal. En muchas empresas, la mayoría de las llamadas que entran no requieren su intervención directa. Las personas que llaman pueden ser satisfechas fácilmente por una recepcionista virtual formada en cómo manejar las diferentes consultas de las llamadas y sólo pasar las que requieren atención inmediata.
El equilibrio entre el trabajo y la vida personal se ve afectado, en particular, cuando las llamadas llegan después del horario de trabajo habitual, cuando está en casa con sus amigos y su familia, o cuando necesita tomarse un tiempo personal. Una recepcionista virtual te ayuda a establecer y mantener un horario de trabajo saludable que no te deje agotado al final de cada día.
Las recepcionistas virtuales mejoran inmediatamente su imagen al eliminar la necesidad de utilizar el buzón de voz
Esto depende de que contrate a la persona adecuada. Cuando se contrata a una gran recepcionista virtual del Servicio de Contestación, la necesidad de un buzón de voz informal desaparece. Dejar mensajes en el buzón de voz no deja a la mayoría de las personas que llaman con una sensación de satisfacción, porque no saben cuándo/si recibirán el mensaje o cuándo pueden esperar que les devuelvan la llamada.
Dejar las llamadas en el buzón de voz (o simplemente no contestar) puede provocar incendios insostenibles en las ventas, el servicio de atención al cliente y otras áreas de su negocio en las que la pronta respuesta a las llamadas es esencial para el éxito de la empresa. Cuando una persona de carne y hueso responde a una llamada, contesta a las preguntas más frecuentes o toma un mensaje y asegura que se lo transmitirán directamente, el valor percibido de la empresa aumenta considerablemente.
Puede implementar un soporte técnico inmediato para los clientes con el servicio de recepción virtual
Las recepcionistas de todo el mundo hacen algo más que contestar al teléfono y tomar los mensajes, aunque encontrará servicios que sólo ofrecen servicios básicos de atención telefónica. Si paga un poco más, encontrará recepcionistas virtuales que pueden trabajar con los clientes por teléfono para resolver problemas sencillos e incluso complejos con sus productos o servicios. Además de eliminar la necesidad de gestionar un centro de llamadas pequeño o grande para los clientes, el soporte técnico puede ofrecerse las 24 horas del día, ya que los empleados virtuales pueden ser contratados desde cualquier zona horaria, en cualquier continente.
Las pequeñas empresas y las startups pueden incluso optar por atender sus propios teléfonos durante el día, y luego emplear personal virtual después de las horas de trabajo para asegurarse de que no se pierde ninguna llamada de soporte. Lo mejor es que, por lo general, solo pagarás por el número exacto de llamadas y/o el tiempo dedicado a las mismas, en lugar de pagar a cada miembro del personal de asistencia un salario de media jornada o de jornada completa por estar sentado en un escritorio incluso cuando no se reciben llamadas.
Amplíe su negocio con una recepcionista virtual sin tomar decisiones de contratación arriesgadas
Cuando se hace evidente que la empresa está creciendo más allá de sus capacidades administrativas actuales, a menudo la única opción disponible en tiempos pasados era buscar y contratar más personal para manejar el creciente volumen de llamadas. Una recepcionista virtual no solo puede liberar su tiempo en el teléfono para ayudar a hacer crecer el negocio, sino que puede escalar con usted sin romper el banco.
Esto se consigue bien contratando a independientes de bajo coste, o bien eligiendo un servicio que emplee a varios trabajadores que puedan atender cualquier número de llamadas que se necesite. Lo mejor es que no hay necesidad de alquilar más espacio de oficina (ni los gastos generales que ello conlleva), ni de comprar costosos equipos de oficina, ni de pagar prestaciones, ni de preocuparse por la legalidad de despedir a los empleados que no satisfacen sus necesidades sin previo aviso.
Las recepcionistas virtuales hacen algo más que «atender» las llamadas
Una recepcionista virtual también puede hacer llamadas salientes por usted. Pueden organizar viajes y confirmar cosas como los horarios de los vuelos y las reservas de alojamiento. Los recepcionistas virtuales pueden llamar a sus clientes más importantes para informarles del estado de los pedidos pendientes, de las próximas series de producción y de las fechas y expectativas de envío.
Piense en el tiempo que se ahorra cuando estas y otras «pérdidas de tiempo» relacionadas con el teléfono se eliminan de su agenda diaria. De media, se calcula que una recepcionista virtual puede ahorrar a las pequeñas y medianas empresas entre 1 y 2 horas al día, ya que se encarga de las llamadas rutinarias que no requieren su intervención directa.
Los clientes no tendrán ni idea de que su recepcionista es un empleado a distancia
Los recepcionistas virtuales responden a las llamadas que llegan a su(s) número(s) comercial(es) dedicado(s), utilizando un guión fiable como «Buenos días/tardes, gracias por llamar a XYZ Renovaciones, le habla (nombre), ¿en qué puedo ayudarle?». Responden a las llamadas de la misma manera que lo haría un empleado físico, y pueden tomar los mensajes o hacer transferencias en caliente directamente a su teléfono personal o comercial.
Los clientes actuales y potenciales nunca sabrán que están hablando con alguien de Europa, Asia o Australia aunque su empresa esté ubicada en Norteamérica o Dubai. Si opta por emplear un servicio virtual para proporcionar su personal de recepción, obtendrá la ventaja añadida de que las llamadas se supervisan y se revisan periódicamente, por lo que los problemas potenciales o reales de cómo se atienden las llamadas se detectan antes de que afecten a sus relaciones con los clientes, proveedores, etc.
Infravalorado pero esencial
Incluso el propietario de una pequeña empresa que sólo cuenta con él mismo en su plantilla puede beneficiarse de la contratación de recepcionistas virtuales. El tiempo es dinero y no todo el tiempo que se pasa al teléfono es necesariamente la opción más productiva para hacer crecer su negocio. Mientras los clientes llaman a su recepcionista para saber cuál es el horario de su negocio o para reservar una consulta, usted puede estar en la calle estableciendo nuevas relaciones o apagando incendios que necesitan toda su atención.
Contrate a las mejores recepcionistas virtuales que pueda encontrar: ¡son realmente la mejor inversión que puede hacer!