Una guía para crear la experiencia perfecta para cuando los clientes potenciales lleguen a su negocio
La primera impresión siempre cuenta cuando se trata de impresionar a un nuevo cliente potencial. La impresión que se lleven de la configuración de su negocio y la forma en que lo atienda cuando vengan a verle tiene que ser perfecta. Tu objetivo es crear una experiencia excelente para el cliente desde el primer momento en que se encuentra a tu cargo hasta que llega el momento de marcharse.
Ya sea que esté organizando el alquiler de un autobús chárter si espera a varios delegados a la vez, o que reciba a un director general solo que quiere hablar de un acuerdo, hay algunos protocolos e indicaciones que podría valer la pena seguir si quiere que la reunión termine con una nota positiva.
A continuación, le mostramos las formas de asegurarse de que lo hace todo bien y de que crea la experiencia perfecta para el cliente.
1. Asegúrese de que todo el mundo está en la misma página
Es comprensible que quiera dar una buena impresión cuando reciba al cliente en su oficina, pero es muy probable que conozca a otra persona cuando llegue antes de que usted tenga su propio encuentro. Por eso es esencial que todas las personas que están al frente de su negocio, como el personal de recepción, estén al tanto y entiendan lo importante que es saludar a cada visitante con una sonrisa de bienvenida y una actitud servicial.
Un recepcionista hosco o poco servicial puede hacer que toda la experiencia del cliente quede en segundo plano y que le resulte más difícil ganarse su confianza y su negocio. Una sonrisa acogedora será el comienzo perfecto de la experiencia del cliente, así que forme a todos sus empleados para que sepan lo importante que es crear una imagen profesional y servicial cuando representen a su empresa y se encuentren cara a cara con los clientes.
2. Haz que se sientan especiales con un mensaje en el tablero del vestíbulo
Es un detalle sencillo pero muy eficaz, así que piense en crear un mensaje personalizado para su cliente visitante que le haga saber lo especial que es y lo mucho que valora su visita. Un simple mensaje de bienvenida suele dar sus frutos y este pequeño gesto suele dar un excelente rendimiento al crear una impresión favorable desde el momento en que entran por la puerta.
3. Mantener el desorden fuera de la oficina
Cuando uno entra en un espacio nuevo y desconocido, suele echar un vistazo a su alrededor y se lleva una primera impresión que suele recordar y llevarse consigo. Por eso es esencial que su espacio de trabajo esté limpio y ordenado, y el objetivo debe ser que su decoración y su espacio de trabajo sean estéticamente agradables a la vista y sean un reflejo de su profesionalidad. Si la oficina está desordenada y todo parece un poco cansado y deteriorado, ¿qué dice eso de su empresa?
4. Los refrescos son una ventaja
Sin duda, ofrecerá a su invitado una bebida cuando se siente para comenzar la reunión, pero también puede causar una buena impresión si dispone de una máquina de café de autoservicio decente y un dispensador de agua que los visitantes puedan utilizar mientras esperan.
Considere incluso la posibilidad de poner fruta fresca y algunos aperitivos saludables en la zona de espera, ya que pueden ser muy bienvenidos si han viajado mucho y es una cosa cortés que demuestra que le gusta cuidar de sus visitantes.
5. Sea abierto sobre su negocio
Si su empresa ha preparado una declaración de misión o se rige por unos principios rectores que todos los empleados deben seguir, tiene sentido que sus visitantes sepan cuál es este mensaje. Coloque la declaración de objetivos en un lugar destacado de su zona de recepción o en su sala de reuniones para que los visitantes puedan ver de qué se trata y a qué valores se adhiere. Además, muestra un aire adicional de profesionalidad al mostrar a los clientes potenciales que tienes una visión y comprendes la importancia de trabajar según una serie de principios básicos.
6. Tener un código de vestimenta estricto es un reflejo de las normas de su empresa
Es posible que usted mismo haya entrado alguna vez en una oficina y se haya sorprendido por el código de vestimenta, o por la falta de él. Algunas empresas fomentan la vestimenta informal para promover un ambiente relajado, pero si tienes un negocio que no se ajusta a ese perfil, no querrás que los visitantes sean recibidos por empleados con una vestimenta poco elegante.
El punto principal que hay que recordar es que vale la pena tener un código de vestimenta y asegurarse de que todo el mundo lo cumpla, ya que esto crea una impresión distinta cuando se muestra a los visitantes sus instalaciones. Si es apropiado y pertinente, puede incluso considerar la posibilidad de utilizar ropa de trabajo de marca para todos los empleados.
7. La vegetación es buena
Añadir vegetación a su oficina tiene varias ventajas. Un follaje fresco y atractivo repartido por el edificio crea un entorno estético agradable y la vegetación también es buena para fomentar un estado de ánimo más tranquilo y un ambiente más acogedor. Invertir en algunas plantas puede ser un buen movimiento, ya que será beneficioso para los empleados y mejorará su entorno de trabajo, además de crear un impacto positivo cuando los visitantes entren en estos entornos más serenos.
8. Hacer un esfuerzo adicional
Hay una gran diferencia entre tener la sensación de que te están cortejando y estar sentado al otro lado de la mesa con alguien que parece realmente comprometido e interesado en lo que tienes que decir. Si usted mismo ha tenido esa experiencia, querrá asegurarse de que los visitantes tengan una sensación de compromiso genuino en lugar de que piensen que les está deslumbrando sólo para ganar su negocio. No es una ciencia espacial, todo lo que tiene que hacer es escuchar activamente lo que dicen, recordar algunos detalles clave o información personal que compartieron con usted y comprometerse a un nivel humano en lugar de tratar el encuentro como un mero negocio, incluso si eso es lo que es al final del día.
Conclusión
Si sigue estos sencillos pasos, tendrá muchas posibilidades de causar una buena impresión y de ganarse a un cliente que podría convertirse en un valioso cliente, todo ello porque hizo todo lo correcto cuando le visitó.